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Die Bewerbung per Email - "Sie haben Post"

Photosani/shutterstock.com Photosani/shutterstock.com

Natürlich, so ziemlich jeder ist heute drin im Internet – wenn nicht mit einem eigenen Zugang, dann bei Freunden, in der Schule oder übers Internetcafé. Und alle glauben, sie kennen sich aus. Aber bei einer elektronischen Bewerbung lauern doch ein paar Stolperfallen.

Für die elektronische oder auch Email-Bewerbung gelten grundsätzlich die gleichen oder ähnliche Kriterien wie für die klassische Bewerbungsmappe per Post. Was weiter vorn zu Form, Inhalt, Struktur und Stil gesagt wurde, hat auch im Netz seine Gültigkeit. Auch wenn man vor allem bei internen Mails und in Foren und Chats mitunter den Eindruck gewinnen kann, dass Höflichkeit, guter Stil und ein gewisser Umgangston im Netz nicht nötig wären: Das Gegenteil ist der Fall! Also verzichten Sie nicht auf eine Begrüßung, auf ganze Sätze, auf Logik und eine Grußformel zum Abschluss Ihrer Email. Natürlich haben Smileys ;-), Abkürzungen aus dem SMS-Jargon oder sogar animierte GIFs wie hüpfende Herzchen in einer Bewerbung überhaupt nichts verloren! Und: Fassen Sie sich kurz – knapp und schnell zu erfassen sollte eine Email immer sein (alles, was länger als zwei bis drei Absätze ist, gehört in die Anlagen).

Achtung: Obwohl die digitale Welt zum Copy-Paste verführt, erkennt ein erfahrener Personaler sofort, wenn er eine „Massensendung“ erhält. Derartige Mails nehmen sehr oft den gleichen Weg wie die Reklame im häuslichen Briefkasten: ungelesen in den Papierkorb. Ohne auf das Unternehmen abgestimmte Unterlagen geht also, wie bei der klassischen Mappe per Post, nichts.

Die eine oder andere Regel sollten Sie dann noch zusätzlich beachten: Ganz wichtig ist der möglichst genau identifizierte Empfänger! Die Adresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! ist völlig in Ordnung, denn die Schlachterei Schulze wird mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht über Hunderte von Mitarbeitern (und damit potentiellen Email-Empfängern) verfügen und hat auch nicht in jedem Fall eine eigene Website oder einen eigenen Mailserver. Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! ist da schon sehr viel kritischer: Jetzt kommen theoretisch tausende Mitarbeiter in allen Filialen weltweit in Frage, die vielleicht Ihre Bewerbung erhalten – das kann im dümmsten Fall auch das Containerterminal in Hongkong sein. Also: Unbedingt den richtigen Empfänger mit seiner persönlichen Adresse in Erfahrung bringen. Geht das nicht (manche Firmen geben diese Adressen gar nicht heraus), ist Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! als Notlösung auch akzeptabel.

„Neue Mail von Schnuckelchen eingetroffen“

Das geht gar nicht. Genauso wichtig wie der möglichst genau identifizierte Empfänger ist Ihre eigene Absenderadresse. „Schnecke_1982“, „Kickers-Freak“ oder „Holsten-Hummel“ sorgen vielleicht für kurze Heiterkeit in der Personalabteilung, bringen Sie unter allen Bewerbungen aber garantiert nicht ganz nach oben auf den Stapel. Besorgen Sie sich eine neutrale und seriöse Emailadresse bei einem der großen Provider – Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! ist eindeutig und unverfänglich. Vergessen Sie Ihre Signatur, also den vollständigen Absender mit Adresse und Telefonnummer nicht. Natürlich steht das nochmals auf dem Lebenslauf und dem Anschreiben – bequemer ist es aber für alle, wenn direkt in der Email steht, von wem sie kommt.

Viele kostenlose Mailprovider hängen übrigens ganz automatisch an jede Ihrer Mails Werbung – prüfen Sie ganz einfach mit einem Freund, wie Ihre Mail beim Empfänger ankommt oder Sie schicken sich selbst einmal eine Mail (empfiehlt sich übrigens auch mit jeder Bewerbung – als Test, ob auch alles so ankommt, wie vorgesehen). Für ein paar € im Jahr ist in der Regel ein besseres Angebot (mehr Speicher etc.) bei jedem Provider im Angebot – ohne angehängte Werbung. Noch bevor die Mail geöffnet wurde, ist neben dem Absender der Betreff oder Bezug zu erkennen. Helfen Sie dem Empfänger! „Bewerbung um einen Ausbildungsplatz“ ist das Mindeste – besser ist zusätzlich die Kennziffer aus der Stellenanzeige, der Ausbildungsberuf sowie bei großen Unternehmen der Standort.

Da so ziemlich jede Bewerbungsmail irgendwann doch ausgedruckt wird, um kopiert oder abgelegt zu werden, ist die Form sehr wichtig. Also erstellen Sie auf jeden Fall alle Teile der Bewerbung mit der gleichen Sorgfalt, als würden Sie sie ausgedruckt verschicken. Die eigentliche Email besteht dann nur aus wenigen Zeilen, mit denen Sie Ihre eigentliche Bewerbung ankündigen. Außerdem sollten Sie mit EINEM Satz den Empfänger neugierig machen, Ihre Anlagen überhaupt zu öffnen (also z.B. den Hauptgrund nennen, warum Sie genau der richtige Kandidat / die richtige Kandidatin für den freien Ausbildungsplatz sind). Nutzen Sie auf jeden Fall die Betreff-Zeile in Ihrem Mailprogramm. 50 oder auch 100 oder sogar mehr eMails pro Tag sind für einen ganz normalen Angestellten im Büro keine Seltenheit – wenn dann Ihre Bewerbung erst geöffnet werden muss, um überhaupt zu erfahren, um was es geht, haben Sie schlechte Karten.

Datenmengen – Big ist beautiful?

Auch in Zeiten von Flatrates und DSL-Anschlüssen sind viele Emailserver, vor allem in Firmen, in Bezug auf die transferierten Datenmengen beschränkt. Also: Alle Dateianhänge komprimieren oder gleich in einer geringen Auflösung abspeichern – 72 DPI reichen völlig aus. Und Ihr Bewerbungsfoto soll zwar einen guten Eindruck machen, aber niemand will von dieser Datei ein Poster drucken. Also speichern sie das Bild in einem Dateiformat wie JPEG, in einer Auflösung von max. 72 DPI und Größe, dass es nicht mehrere MByte hat. Oder bestellen Sie es gleich für Emails – die Profis im guten Fotostudio wissen dann, was Sie benötigen. Ihre gesamte Bewerbungsmail sollte mit allen Anhängen 1 bis max. 2 MB nicht überschreiten.

Dateiformate – Wird schon passen?

shutterstock 10761196Julien Tromeur/shutterstock.comZwar arbeiten weltweit über 90% aller Firmen mit den Produkten von Windows – aber eben nicht alle. Und das Hauptproblem der elektronischen Post bekämpfen mehr oder weniger intelligente und effektive Spamfilter. Nun mögen viele dieser Spamfilter Dateianhänge an Emails in den Formaten .doc, .xls oder besonders .exe überhaupt nicht. Ergebnis: Im besseren Fall wird der Empfänger auf den (vorerst) blockierten Eingang einer potenziell gefährlichen Email hingewiesen – ein toller Start Ihrer Bewerbung! Im schlechteren Fall filtert bereits der zentrale Server im Keller des Unternehmens Ihre liebevoll zusammengestellte Bewerbung aus und sie kommt nie an. Außerdem haben Sie keinen Einfluss darauf, über welche Fonts und Schriften der Empfänger auf seinem Rechner verfügt – wenn er Ihren sorgfältig gestalteten Lebenslauf ausdruckt und das Programm die von Ihnen gewählte Schrift durch eine andere ersetzt, kann das optische Ergebnis eine Katastrophe sein. In der Regel virenfrei, mit relativ wenig Speicherplatzbedarf, international gültiger Standard und vom Empfänger weder inhaltlich noch im Aussehen zu verändern ist das PDF-Format. Gelesen werden können PDF-Dateien vom Acrobat Reader, den es an jeder Ecke im Internet kostenlos zum Download gibt. Word- oder Excel-Dateien umwandeln oder direkt PDF-Dateien erstellen können Sie z.B. mit dem Programmpaket Open Office, das ebenfalls kostenfrei im Netz erhältlich ist. Alle gängigen Scanprogramme bieten das Erstellen von PDF-Dokumenten an. Und verzichten Sie auch auf ZIP-Anhänge – das notwendige Programm zur Dekomprimierung ist längst nicht auf jedem Rechner installiert; außerdem kann diese Funktion aus Sicherheitsgründen auch von der IT-Abteilung des Unternehmens grundsätzlich blockiert sein.

Nomen est Omen?

shutterstock 65211808bioraven/shutterstock.comNun schicken Sie Ihre Bewerbung zwar als hübsches Paket – eine kurze Email mit möglichst wenig Anhängen. Aber das bleibt nicht zwangsläufig so. Ihr Foto kommt schon vorab der guten Ordnung halber in das Personalarchiv, Ihren Lebenslauf möchte sich der Prokurist nach dem Meeting noch einmal ganz in Ruhe ansehen und die Noten aus Ihren Zeugniskopien erfasst die Personalabteilung schon einmal für eine Statistik – kurz gesagt: Irgendwann werden Ihre Email und die Anhänge vielleicht getrennt. Nun können Sie Ihr JPEG nicht auf der Rückseite beschriften. Wenn die Bestandteile Ihrer Bewerbung jetzt total kryptische Bezeichnungen bzw. Dateinamen haben, haben Sie schon wieder schlechte Karten. Also benennen Sie die Dateien klar und unmissverständlich: „Max-Mustermann.PDF“ geht nicht so leicht verloren und kann auch nach ein paar Wochen wieder einwandfrei zugeordnet werden. Und: Besser ein Dateianhang als ein Dutzend! Personaler sind bequem – nicht jeder öffnet jeden Anhang und sortiert für sich dann noch Zeugnisse und Bescheinigungen.

Irre wichtig! / Brandeilig! / Höchstpersönlich!

Verzichten Sie darauf, Ihre Bewerbung als „Priorität hoch“ oder „Eilig“, „Wichtig“ oder „Vertraulich“ zu kennzeichnen – das wirkt in der Regel überheblich oder anbiedernd. Verschlüsseln Sie Ihre Email nicht – wer weiß, ob der Empfänger über die Technik und das Know How zum Entschlüsseln verfügt. Lassen Sie auch die Finger von der Option „Lesen / Öffnen der Nachricht bestätigen“ – dies kann unter Umständen für den Empfänger sichtbar sein und derart kontrollieren lässt sich nun wirklich niemand gern. Und speichern Sie Ihre komplette Bewerbung mit Anhängen – damit Sie nicht den Überblick verlieren (spätestens beim Vorstellungsgespräch sollten Sie ganz genau wissen, bei wem und wie und warum Sie sich beworben haben).

Eine Checkliste als PDF zum Download gibt es hier.

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